Zeitmanagement| Methoden | Stressfrei | Effizienz
Zeitmanagement
Zeitmanagement ist in aller Munde. Es wird aber oft unterschätzt. Zeitmanagement soll dabei helfen, anstehende Aufgaben und Termine innerhalb eines bestimmten Zeitfensters zu erledigen. Im Grunde geht es aber bei Zeitmanagement darum, sich selbst besser zu managen und seine Aufgaben möglichst effektiv zu strukturieren. Denn die Zeit selbst lässt sich nicht managen. Sie sollten deshalb eher die eigene Arbeitsweise überdenken bzw. optimieren. Mit dem entsprechenden Zeitmanagement-Methoden lässt sich nicht nur Zeit sparen, sondern es erhöht sogar die Lebensqualität.
Hier finden Sie hilfreiche Tipps Ihre Zeit effizienter zu nutzen und den Alltag entspannter zu gestalten.
1. Ziele Setzen
Setzen Sie Ziele. So haben Sie fest vor Augen, was Sie erreichen möchten und arbeiten nicht am eigentlichen Problem vorbei. Die Ziele sollen so spezifisch wie möglich beschrieben werden und auch realistisch sein.
2. Monotasken
Es ist sinnvoller eine Aufgabe nach der anderen abzuarbeiten. Multitasking klingt zwar gut aber bringt oft auch Fehler mit sich.
3. Salamitaktik
Große umfangreiche Aufgaben wirken oft unübersichtlich und Sie wissen nicht genau wo Sie anfangen sollen. Teilen Sie die Aufgaben in kleine Stücke oder sogenannte Meilensteine. So haben Sie einen besseren Überblick und können nach und nach die Themen angehen. Dadurch haben Sie zwischendurch auch kleine Erfolge, die Sie motivieren.
4. Prioritäten
Wenn Sie viele Aufgaben auf einmal erhalten, sollten Sie die Aufgaben nach Prioritäten ordnen. Die wichtigste wird zu aller erst bearbeitet, danach folgen die jeweiligen Dinge, die darunter auf Ihrer Liste stehen. Das mag am Anfang schwer fallen aber mit der Zeit lernen Sie Wichtiges von ganz Wichtigem zu unterscheiden.
5. Alpen Methode
Die Alpenmethode bringt ein wenig Struktur in Ihre Tätigkeiten. Sie dient zur Planung des Tagesablaufs und unterstützt Sie dabei effizienter zu arbeiten. Diese Methode erfordert nur wenig Aufwand. Es werden zuerst alle anstehenden Aufgaben und Aktivitäten des Tages auflistet und dann die weiteren Schritte wie folgt eingeleitet.
A Aufgaben festlegen
L Länge einschätzen
P Pufferzeiten berücksichtigen
E Entscheidung für Prioritäten
N Nachkontrolle durchführen
6. Effizienz
Bei Effizienz ist Perfektionismus weniger gefragt. Er wirkt sich eher negativ aus. Gehen Sie nach dem Pareto-Prinzip oder auch 80/20-Regel vor. Mit 20 % seines Inputs, können 80 % des Outputs erreicht werden.
7. Telefonate und Listen
Bevor Sie eine E-Mail an den Kunden oder Kollegen schreiben, haben Sie die Fragen viel schneller geklärt, wenn Sie einfach kurz durchrufen. Der weitere Vorteil dabei ist, dass Sie zum einen die Antwort gleich vorliegen haben und die Aufgabe eventuell abhaken können und zum anderen vermeiden Sie so mehr Missverständnisse, die Sie am Telefon klären können.
8. Muster, Vorlagen, Checklisten anfertigen
Fertigen Sie Muster, Vorlagen und Checklisten an. Für manche Prozesse werden öfters die gleichen Unterlagen benötigt. Wenn Sie das Dokument noch einmal benötigen, haben Sie bereits eine Vorlage und müssen nicht von ganz vorne anfangen. Das spart Zeit. Checklisten helfen zudem bei unübersichtlichen Prozessen den notwendigen Überblick zu behalten.
9. Zeitplanung
Mit 5 Minuten Planung am Tag zuvor oder am Abend können Sie ca. 1 Stunde Zeit sparen.
10. Ordnung am Arbeitsplatz
Nicht jeder räumt gerne seinen Schreibtisch auf. Über die Woche sammeln sich oft Unterlagen, die sich manchmal hochstapeln. Vermeiden Sie ein solches Szenario und versuchen Sie jeden Abend Ihren Schreibtisch aufzuräumen. Nutzen Sie dafür Ihre Ablagefächer. Am besten nur 3 Fächer für „dringend“, „bearbeitet“ und „unbearbeitet“. So sind die Dokumente schon gleich sortiert. Zudem schaffen Sie durch das tägliche Freiräumen des Schreibtisches ein Ritual, das Sie dabei unterstützt besser mit dem Arbeitstag abzuschließen und in den Freizeitmodus überzugehen.
Vorträge und Workshops zum Thema
Wir von der DiBGM bieten Ihnen gerne zu diesem Themea einen Workshop oder interaktiven Vortrag für Ihre Mitarbeiter an. Das Thema ist immer aktuell und hilft Ihren Mitarbeitern zeitsparender zu arbeiten sowie Stress zu reduzieren. So tragen Sie nicht nur zu einer besseren Mitarbeitergesundheit bei, sondern fördern gleichzeitig eine effiziente Arbeitsweise. Rufen Sie uns einfach an und Sie erhalten ein individuelles Angebot.
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